Por Que Excluir um Registro Pode Ser a Violação
Excluir um registro pode ser a violação. Os cronogramas de retenção estabelecem um mínimo e um máximo: manter dados por mais tempo do que o permitido pelo cronograma cria exposição, e destruí-los antes do exigido, ou enquanto uma retenção legal está em vigor, destrói evidências. Uma exclusão pode ser conforme ou ilegal, dependendo inteiramente do momento.
Geralmente, os funcionários aprendem apenas a primeira parte, o que gera limpezas entusiásticas e, ocasionalmente, destrói algo sob retenção. A segunda parte raramente é explicada porque envolve um processo que a maioria dos funcionários nunca vê. Deixadas deliberadamente fora da tela estão as citações legais do cronograma: os estatutos e regulamentos por trás de cada período são o material de trabalho da equipe de registros e tornam o vídeo inutilizável para todos os outros.
O modelo aborda isso em nove cenas: uma sobre a natureza dupla de um cronograma, duas sobre como os tipos de registro se mapeiam para períodos, uma sobre onde os registros realmente residem, duas sobre retenção legal e o que ela anula, uma sobre exclusão defensável e por que a documentação é importante, uma sobre arquivamento versus exclusão, e uma sobre a quem perguntar antes de remover qualquer coisa.
