Por qué eliminar un registro puede ser la infracción
Eliminar un registro puede ser la infracción. Los calendarios de retención establecen un mínimo y un máximo: conservar los datos más tiempo del permitido por el calendario crea exposición, y destruirlos antes de lo requerido, o mientras una retención legal está en vigor, destruye pruebas. Una eliminación puede ser conforme o ilegal dependiendo enteramente del momento.
Al personal se le suele enseñar solo la primera parte, lo que produce limpiezas entusiastas y ocasionalmente destruye algo bajo retención. La segunda parte rara vez se explica porque implica un proceso que la mayoría de los empleados nunca ve. Deliberadamente fuera de pantalla quedan las citas legales del calendario: los estatutos y regulaciones detrás de cada período son el material de trabajo del equipo de registros y hacen que el video sea inutilizable para todos los demás.
La plantilla lo cubre en nueve escenas: una sobre la doble naturaleza de un calendario, dos sobre cómo los tipos de registros se asignan a períodos, una sobre dónde residen realmente los registros, dos sobre la retención legal y qué anula, una sobre la eliminación defendible y por qué la documentación es importante, una sobre archivar frente a eliminar, y una sobre a quién preguntar antes de eliminar cualquier cosa.
