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Einen einfachen Versionskontrollprozess erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Speicherorte, Dateibenennung, Versionsnummerierung, Verantwortlichkeiten und Archivierung festlegen.
LVon Leadde Aktualisiert 22. August 2026

Was ein Versionskontrollprozess verhindern muss

Ein Versionskontrollprozess beantwortet eine zentrale Frage: Welche Datei ist die aktuelle? Ohne ihn enden Teams mit drei Dokumenten namens 'final', die an zwei Orten liegen. Wer die falsche Version bearbeitet, merkt es erst, wenn die Arbeit getan ist.

Jede Regel in einem Versionsprozess leitet sich von dieser einen Frage ab. Deshalb scheitern aufwendige Schemata, während kurze überleben. Ein Team befolgt vier Regeln, aber keine elf. Die Herausforderung ist also die Merkfähigkeit, nicht die Vollständigkeit. Bewusst ausgeschlossen ist alles, was Software erfordert: Branching, Merging und Repository-Workflows lösen ein anderes Problem für ein anderes Publikum und würden den Rahmen dieses Videos sprengen.

Die Vorlage gliedert sich in sechs Szenen: die Kosten, wenn man die aktuelle Datei nicht kennt; die Wahl eines einzigen Speicherorts; eine leicht merkbare Benennungsregel; die Versionsnummerierung und wann sich eine Nummer ändert; die Benennung eines Verantwortlichen pro Dokument; und das Archivieren statt Löschen.

So formulieren Sie Regeln, die befolgt werden – ohne ständige Erinnerungen

Versionsregeln werden oft im Meeting beschlossen und innerhalb von zwei Wochen wieder vergessen. Der Grund: Das korrekte Vorgehen erfordert im Moment des Speicherns mehr Aufwand als die schnelle Abkürzung. Die Regel muss einfacher sein als der Workaround.

Einen Speicherort wählen – und dabei bleiben

Einen Speicherort wählen – und dabei bleiben

Ein zweiter Speicherort macht alle anderen Regeln zunichte. Diese Entscheidung ist wichtiger als jede Benennungskonvention und wird meist am wenigsten bewusst getroffen.

Dateiname enthält Datum und Verantwortlichen

Zwei Elemente, immer in derselben Reihenfolge. Jede Konvention mit mehr als drei Komponenten wird nach der zweiten Woche nicht mehr angewendet.

Definieren, wann sich die Versionsnummer ändert

Kleine Änderungen nicht; alles, was extern versendet wird, schon. Ohne diese klare Linie driften Versionsnummern ab und verlieren ihre Bedeutung.

Archivieren statt Löschen

Menschen bewahren private Kopien auf, weil sie befürchten, Arbeit zu verlieren. Ein Archivordner beseitigt den Grund für diese Kopien, die das gesamte System untergraben.

Nutzen Sie die bereits vorhandenen Dateirichtlinien Ihres Teams

Laden Sie Ihre Dateirichtlinien, die vereinbarte Ordnerstruktur oder die bereits im Team-Kanal angeheftete Benennungskonvention hoch – maximal 200 MB, als PDF, DOC, DOCX, PPTX oder TXT. Die Szenen sind danach zur Bearbeitung bereit, die Originaldatei bleibt unberührt.

Versionieren, bevor die zweite Kopie entsteht

Nutzen Sie die bereits vorhandenen Dateirichtlinien Ihres Teams und optimieren Sie die Szenen, bevor das nächste Projekt startet.

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Fügen Sie Ihre Onboarding-Anleitung oder Hilfecenter-Seiten hinzu und erstellen Sie in wenigen Minuten einen bearbeitbaren Entwurf.