Warum das Löschen eines Dokuments zum Verstoß werden kann
Das Löschen eines Dokuments kann einen Verstoß darstellen. Aufbewahrungsfristen legen sowohl ein Minimum als auch ein Maximum fest: Daten länger als erlaubt aufzubewahren, birgt Risiken, und sie vorzeitig oder während eines Legal Holds zu vernichten, zerstört Beweismittel. Eine Löschung kann je nach Zeitpunkt gesetzeskonform oder rechtswidrig sein.
Mitarbeitern wird meist nur die erste Hälfte vermittelt, was zu eifrigen Aufräumaktionen führt und gelegentlich etwas unter Legal Hold stehendes vernichtet. Die zweite Hälfte wird selten erklärt, da sie einen Prozess betrifft, den die meisten Mitarbeiter nie zu Gesicht bekommen. Bewusst ausgeblendet sind die rechtlichen Grundlagen der Fristen: Die Gesetze und Vorschriften hinter jeder Periode sind das Arbeitsmaterial des Records-Teams und machen das Video für alle anderen unbrauchbar.
Die Vorlage behandelt dies in neun Szenen: eine zur zweiseitigen Natur eines Aufbewahrungsplans, zwei dazu, wie Dokumententypen Fristen zugeordnet werden, eine dazu, wo Dokumente tatsächlich gespeichert sind, zwei zu Legal Holds und was diese außer Kraft setzen, eine zur rechtssicheren Löschung und warum Dokumentation wichtig ist, eine zum Archivieren im Gegensatz zum Löschen und eine dazu, wen man vor dem Entfernen von etwas fragen sollte.
