Pourquoi supprimer un document peut constituer une violation
Supprimer un document peut constituer une violation. Les calendriers de conservation fixent un minimum et un maximum : conserver des données plus longtemps que prévu expose à des risques, et les détruire avant la date requise, ou pendant un gel juridique, détruit des preuves. Une suppression peut être conforme ou illégale, tout dépend du moment.
Le personnel n'apprend généralement que la première partie, ce qui entraîne des nettoyages enthousiastes et détruit parfois des éléments sous gel. La seconde partie est rarement expliquée car elle implique un processus que la plupart des employés ne voient jamais. Les citations légales du calendrier sont délibérément laissées hors écran : les lois et règlements derrière chaque période sont le matériel de travail de l'équipe des archives et rendent la vidéo inutilisable pour tous les autres.
Le modèle couvre ce sujet en neuf scènes : une sur la double nature d'un calendrier, deux sur la façon dont les types de documents correspondent aux périodes, une sur l'emplacement réel des documents, deux sur le gel juridique et ce qu'il annule, une sur la suppression défendable et l'importance de la documentation, une sur l'archivage par rapport à la suppression, et une sur la personne à consulter avant de supprimer quoi que ce soit.
