Le decisioni cruciali della reception prima della visita del clinico
La reception di una clinica è un filtro, non un semplice benvenuto. Prima che un paziente incontri il clinico, il coordinatore conferma l'appuntamento rispetto all'agenda, verifica identità e copertura assicurativa, controlla che i moduli richiesti siano aggiornati e segnala qualsiasi elemento che possa impedire che la visita sia fatturabile o sicura. Quattro controlli, ognuno dei quali costa meno se fatto alla reception che in sala visita.
Il costo degli errori è il motivo per cui l'inserimento in questo ruolo è complesso. Un dettaglio di copertura non verificato viene scoperto settimane dopo dalla fatturazione; un modulo di consenso non aggiornato viene scoperto dal clinico con il paziente già pronto per la visita. I nuovi coordinatori vengono formati sul software e lasciati a scoprire i controlli causando errori. Le informazioni reali dei pazienti sono volutamente omesse dallo schermo: nomi, date di nascita, identificativi assicurativi e qualsiasi visualizzazione dell'agenda in tempo reale devono essere sostituiti con esempi fittizi.
Il modello ripercorre la giornata attraverso otto scene: una sull'apertura e la revisione dell'agenda del giorno, due sull'arrivo del paziente e la verifica dell'identità, una sui controlli della documentazione e della copertura, una sulla gestione della sala d'attesa e la comunicazione dei ritardi, una sulla gestione delle telefonate in contemporanea con la coda, una sul checkout e la prenotazione di follow-up, e una sulla riconciliazione di fine giornata.
