Perché Cancellare un Documento Può Essere una Violazione
Cancellare un documento può costituire una violazione. I piani di conservazione stabiliscono un minimo e un massimo: conservare i dati più a lungo del previsto crea rischi, mentre distruggerli prima del necessario, o mentre è in vigore un blocco legale, distrugge prove. Una singola cancellazione può essere conforme o illecita a seconda esclusivamente della tempistica.
Al personale viene solitamente insegnata solo la prima parte, il che porta a eliminazioni entusiastiche e occasionalmente distrugge qualcosa sotto blocco. La seconda parte è raramente spiegata perché coinvolge un processo che la maggior parte dei dipendenti non vede mai. Deliberatamente lasciate fuori dallo schermo sono le citazioni legali del piano: gli statuti e i regolamenti dietro ogni periodo sono il materiale di lavoro del team di gestione dei documenti e rendono il video inutilizzabile per tutti gli altri.
Il modello lo copre in nove scene: una sulla natura a due facce di un piano, due su come i tipi di documento si mappano ai periodi, una su dove risiedono effettivamente i documenti, due sul blocco legale e cosa prevale, una sulla cancellazione difendibile e perché la documentazione è importante, una sull'archiviazione rispetto alla cancellazione, e una su chi chiedere prima di rimuovere qualsiasi cosa.
