Zo maak je pre-operatieve instructievideo's voor patiënten

Om pre-op instructievideo's voor patiënten te maken, zet u goedgekeurde chirurgische instructies om in korte, duidelijke video's die uitleggen wat patiënten vóór de operatie moeten doen.

Een effectieve pre-op video behandelt de aankomsttijd, vastenregels, medicatie-instructies, hygiënestappen, wat mee te nemen, wat te vermijden, vervoer, voorbereiding op anesthesie, waarschuwingssignalen en wie te bellen.

De beste workflow is eenvoudig. Begin met goedgekeurde klinische documenten, verwijder PHI, gebruik AI om een patiëntvriendelijk script en storyboard op te stellen, controleer alles met het chirurgische of anesthesieteam, voeg ondertiteling en 'teach-back'-vragen toe, en publiceer de video vervolgens via een beveiligd patiëntenportaal, een sms-link, QR-code of een pre-op informatiepakket.

Pre-op video's mogen instructies van de chirurg, anesthesioloog, verpleegkundige of zorginstelling niet vervangen. Ze moeten die instructies gemakkelijker te begrijpen en te onthouden maken.

AI-videotools zoals Leadde.ai ondersteunen deze workflow door zorgteams te helpen goedgekeurde pre-op PDF's, PowerPoints en instructiepakketten om te zetten in duidelijke patiëntenvoorlichtingsvideo's met ondertiteling, revisiemogelijkheden en eenvoudige contentupdates.

Waarom pre-op instructievideo's patiënten helpen zich voor te bereiden

Pre-op instructies worden vaak gegeven wanneer patiënten angstig, afgeleid of overweldigd zijn.

Patiënten ontvangen mogelijk een informatiepakket, een telefoontje, een e-mail en berichten via het portaal. Toch vergeten ze misschien wanneer ze moeten stoppen met eten, welke medicatie ze moeten innemen, of ze een chauffeur nodig hebben, of wat te doen als symptomen veranderen vóór de operatie.

Uit ons onderzoek naar workflows voor zorgvideo's bleek dat schriftelijke instructies vaak de juiste informatie bevatten. Het probleem was dat patiënten en zorgverleners moeite hadden om deze informatie op te nemen en ernaar te handelen.

Korte video's helpen, omdat ze instructies herhaalbaar maken. Patiënten en zorgverleners kunnen dezelfde boodschap thuis opnieuw bekijken.

AHRQ beveelt 'teach-back' aan om het begrip te bevestigen, door patiënten of zorgverleners te vragen in hun eigen woorden uit te leggen wat ze moeten weten of doen. Dit is vooral nuttig voor pre-op voorlichting, omdat voorbereidingsfouten een operatie kunnen vertragen of annuleren.

Wat op te nemen in een pre-op instructievideo

Een pre-op instructievideo moet zich richten op de acties die patiënten vóór de operatie moeten ondernemen.

Verander het volledige chirurgische informatiepakket niet in één lange vertelling. Houd de video gericht op de paar stappen die er het meest toe doen.

Een complete pre-op video omvat meestal:

• Voor welke procedure of welk bezoek de video de patiënt voorbereidt
• Wanneer en waar aan te komen
• Wat te eten of drinken, en wanneer te stoppen
• Welke medicatie in te nemen, te stoppen of naar te vragen
• Hygiëne- of huidvoorbereidingsstappen
• Wat mee te nemen
• Wat niet mee te nemen
• Vervoer en vereisten voor zorgverleners
• Wat te verwachten vóór anesthesie
• Wanneer het zorgteam te bellen vóór de operatie

Vasteninstructies vereisen speciale aandacht. De American Society of Anesthesiologists heeft richtlijnen voor de inname van heldere vloeistoffen vóór electieve procedures, maar lokale regels van de instelling en patiëntspecifieke risico's kunnen verschillen.

Een pre-op video moet altijd de goedgekeurde instructies van het daadwerkelijke chirurgische team van de patiënt weerspiegelen.

Gebruik directe taal.

In plaats van te zeggen: “Houd NPO-status aan na middernacht, tenzij anders geïnstrueerd,” zeg: “Eet of drink niets na de tijd die in uw instructies staat vermeld. Als uw zorgteam u heeft verteld een medicijn in te nemen, doe dit dan alleen met de hoeveelheid water die zij hebben goedgekeurd.”

Gebruik duidelijke taal voor patiëntenvoorlichtingsvideo's

Pre-op video's moeten worden geschreven voor patiënten en zorgverleners, niet voor clinici.

Gebruik korte zinnen. Gebruik gangbare woorden. Plaats de actie voorop.

Vermijd jargon zoals NPO, antistollingsmiddel, pre-anesthesie evaluatie, ambulant chirurgisch centrum en profylaxe, tenzij u het uitlegt.

Bijvoorbeeld:

“Heldere vloeistoffen zijn dranken waar u doorheen kunt kijken, zoals water of appelsap. Drink geen melk, smoothies of sap met vruchtvlees, tenzij uw zorgteam aangeeft dat dit is toegestaan.”

Elke organisatie moet haar eigen goedgekeurde formulering gebruiken. AI kan helpen de taal te vereenvoudigen, maar klinische beoordeling moet de nauwkeurigheid bevestigen.

Gebruik AI om sneller pre-op instructievideo's te maken

AI is nuttig bij pre-op videoproductie omdat het complexe medische instructies kan omzetten in een duidelijke eerste versie.

Het kan ook storyboards, ondertiteling, voice-over scripts, visuele ideeën, checklists en meertalige versies creëren.

Een veilige AI-workflow ziet er als volgt uit:

1. Begin met goedgekeurde pre-op instructies.
2. Verwijder patiëntnamen, geboortedata, MRN's en andere PHI.
3. Extraheer de belangrijkste patiëntacties.
4. Herschrijf instructies in duidelijke taal.
5. Deel de inhoud op in korte modules.
6. Stel een videoscript en storyboard op.
7. Voeg visuele aanwijzingen, ondertiteling en 'teach-back'-vragen toe.
8. Laat het chirurgische, anesthesie- of verpleegkundige team de video beoordelen.
9. Publiceer alleen de goedgekeurde versie.
10. Houd het brondocument en de beoordelingsdatum bij.

Dit komt overeen met wat we vonden in praktische AI-workflows in de gezondheidszorg. AI werkt het beste wanneer het bestaande goedgekeurde informatie herstructureert naar een bruikbaarder formaat.

In een klinische workflow die we analyseerden, bespaarde AI 20-30 minuten per dag voor een clinicus die 14-16 poliklinische patiënten zag. Een andere workflow voor opnameverslagen bespaarde 10-20 minuten per verslag.

Een aparte klinische workflow bespaarde minstens een uur aan dossiervorming na een halve dag spreekuur.

De les is duidelijk. AI kan de productietijd verkorten, maar mag klinisch oordeel niet vervangen.

Deel pre-op instructies op in korte videomodules

Eén lange pre-op video is meestal moeilijker te gebruiken dan een korte afspeellijst.

Patiënten hoeven misschien maar één sectie opnieuw te bekijken. Een zorgverlener heeft mogelijk alleen instructies voor aankomst en vervoer nodig.

Een goede structuur is:

• Wat te doen vóór de operatie: 60–90 seconden
• Eten, drinken en medicatie: 2–4 minuten
• Huidvoorbereiding, hygiëne en wat mee te nemen: 2–4 minuten
• Aankomst, aanmelden en anesthesie voorbereiding: 2–3 minuten
• Wanneer te bellen vóór de operatie: 60–90 seconden

In ons onderzoek naar training en patiëntenvoorlichting werkten korte modules van 2-5 minuten beter dan lange video's. Ze zijn gemakkelijker opnieuw te bekijken, bij te werken en te vertalen.

Voeg 'teach-back' en patiëntchecklists toe

Een pre-op video mag niet eindigen met “Bedankt voor het kijken.”

Het moet eindigen met een eenvoudige begripscontrole.

Gebruik 'teach-back'-vragen zoals:

• “Vertel ons wanneer u moet stoppen met eten en drinken.”
• “Laat ons zien welke medicijnen u de ochtend van de operatie zult innemen.”
• “Vertel ons wie u naar huis zal rijden.”
• “Leg uit wat u zult doen als u koorts krijgt vóór de operatie.”
• “Vertel ons hoe laat u moet aankomen.”

Voeg een korte checklist toe aan het einde van de video.

Voorbeeld:

• Ik weet wanneer ik moet stoppen met eten.
• Ik weet wat ik mag drinken.
• Ik weet naar welke medicijnen ik moet vragen.
• Ik weet wanneer ik moet aankomen.
• Ik heb een verantwoordelijke volwassene die me naar huis brengt.
• Ik weet wie ik moet bellen als er iets verandert.

Dit maakt de video een voorbereidingstool, niet alleen een uitleg.

Houd pre-op video's PHI-veilig

Pre-op instructievideo's moeten doorgaans algemene voorlichtingsmiddelen zijn.

Ze mogen geen patiëntnamen, medische dossiernummers, geboortedata, persoonlijke operatiedata, adressen, telefoonnummers of niet-geredigeerde EHR-schermafbeeldingen bevatten.

Gebruik sjablonen zoals:

• “Hoe u zich voorbereidt op een dagbehandeling”
• “Wat te doen de avond vóór de operatie”
• “Wat te verwachten op de dag van uw procedure”
• “Hoe u pre-operatieve huidreiniger gebruikt”

Gebruik gesimuleerde patiënten, generieke voorbeelden en goedgekeurde sjablonen.

Als gepersonaliseerde instructies nodig zijn, bewaar deze dan in het beveiligde patiëntenportaal, EHR of via een door de clinicus goedgekeurd communicatiekanaal.

Casestudy: Een pre-op informatiepakket omzetten in een video-afspeellijst

In één workflowanalyse gebruikte een chirurgisch team een uitgebreid pre-op informatiepakket met vastenregels, medicatieadvies, aankomstinstructies, stappen voor huidvoorbereiding, vervoersregels en waarschuwingssignalen.

Het pakket was klinisch compleet. Toch belden patiënten nog steeds met herhaalde vragen.

De meest voorkomende vragen waren praktisch:

“Mag ik water drinken?” “Welk medicijn moet ik innemen?” “Heb ik iemand nodig die me naar huis rijdt?” “Hoe laat moet ik aankomen?” “Wat als ik me ziek voel de dag vóór de operatie?”

Het team zette het pakket om in korte videomodules.

AI hielp bij het extraheren van belangrijke acties en het opstellen van scripts op een patiëntvriendelijk niveau. Het stelde ook ondertiteling, checklist-schermen en scène-voor-scène visuals voor.

Het klinische team beoordeelde de definitieve scripts. De video's werden vervolgens gedeeld via het portaal en gekoppeld met een QR-code in het gedrukte pakket.

Vóór deze workflow ontvingen patiënten meerdere pagina's met instructies en moesten ze zelf de juiste sectie vinden.

Na de workflow konden patiënten een korte video bekijken over de exacte taak die ze nodig hadden. Zorgverleners konden dezelfde instructies ook thuis opnieuw bekijken.

Het sterkste resultaat was een consistentere voorlichting. Elke patiënt hoorde dezelfde goedgekeurde instructies, in dezelfde volgorde, met dezelfde waarschuwingssignalen en belinstructies.

Casestudy: Waarom medische nauwkeurigheid belangrijk is

Pre-op video's hebben vaak visuals nodig. Maar medische visuals moeten nauwkeurig zijn.

In één medisch visualisatieproject dat we bestudeerden, onderzocht een team AI-tools voor een 20-seconden medische procedurevideo. Een traditioneel medisch animatiebedrijf gaf een offerte van ongeveer $20.000.

AI-tools werden getest als een goedkopere optie. Maar een complexe animatie van een thoracale wervelkolomfusie produceerde visuals die meer vermakelijk dan klinisch nuttig waren.

De praktische oplossing was om de animatie op te splitsen in clips van 4-5 seconden en elk segment te beoordelen met menselijk toezicht dat anatomisch onderlegd is.

Dit is belangrijk voor pre-op voorlichting.

Door AI gegenereerde visuals zijn nuttig voor eenvoudige ideeën zoals checklists, tassen, kalenders, telefoongesprekken, vastentijdschema's, medicatieherinneringen en routebeschrijvingen naar de instelling.

Ze zijn risicovoller voor anatomie, procedurestappen, anesthesieclaims of chirurgische techniek.

Gebruik AI voor snelheid, structuur, ondertiteling, voice-over en eenvoudige visuals. Gebruik klinische experts voor medische nauwkeurigheid.

Houd pre-op instructievideo's up-to-date

Pre-op video's worden risicovol wanneer ze verouderd zijn. Het is cruciaal om trainingsvideo's in de gezondheidszorg up-to-date te houden, omdat vastenregels, aankomstlocaties, telefoonnummers, bezoekersbeleid, medicatie-instructies, anesthesie-workflows en incheckprocessen kunnen veranderen.

Elke video moet het volgende hebben:

• Een brondocument
• Een klinische eigenaar
• Een beoordelaar
• Een versienummer
• Een beoordelingsdatum
• Een wijzigingslogboek
• Een afvoerproces voor verouderde video's

AI kan een oud pre-op instructiedocument vergelijken met een nieuw document. Het kan gewijzigde secties identificeren en een bijgewerkt videoscript opstellen.

Menselijke beoordeling blijft vereist. Maar het updateproces wordt veel sneller.

Checklist voor pre-op instructievideo's

Controleer vóór publicatie deze punten.

Klinische nauwkeurigheid: gebaseerd op goedgekeurde instructies, beoordeeld door het juiste klinische team, geen ononderbouwde claims en duidelijke instructies over wanneer te bellen.

Patiëntbegrip: duidelijke taal, korte zinnen, alleen belangrijke acties, ondertiteling, 'teach-back'-vragen en checklist.

Privacy: geen onnodige PHI, geen echte patiëntafbeeldingen zonder goedkeuring, geen niet-geredigeerde EHR-schermafbeeldingen en alleen gesimuleerde voorbeelden.

Bruikbaarheid: mobielvriendelijk, gemakkelijk opnieuw te bekijken, kort genoeg om af te kijken, heldere audio, grote tekst op het scherm en beschikbaar vóór de dag van de operatie.

Onderhoud: brondocument gekoppeld, beoordelingsdatum toegewezen, eigenaar verantwoordelijk voor updates en oude versies gearchiveerd.

Conclusie: Pre-op video's moeten patiënten precies laten weten wat ze moeten doen

De beste pre-op instructievideo's zijn kort, duidelijk, beoordeeld en gemakkelijk opnieuw te bekijken.

Ze helpen patiënten te begrijpen wat ze moeten doen vóór de operatie, wat ze moeten vermijden, wanneer ze moeten aankomen, welke vragen ze moeten stellen en wanneer ze het zorgteam moeten bellen.

AI kan goedgekeurde PDF's, PowerPoints en pre-op informatiepakketten omzetten in scripts, storyboards, ondertiteling, checklists en meertalige concepten.

Maar videoproductie in de gezondheidszorg heeft nog steeds menselijk toezicht nodig.

Gebruik AI om de workflow te versnellen. Gebruik clinici om de nauwkeurigheid te waarborgen. Gebruik 'teach-back' om het begrip te bevestigen.

Zo worden pre-op instructievideo's nuttig, veilig en vertrouwd door patiënten.