Waarom het verwijderen van een record een overtreding kan zijn
Het verwijderen van een record kan een overtreding zijn. Bewaartermijnen stellen zowel een minimum als een maximum in: gegevens langer bewaren dan toegestaan creëert risico's, en het vernietigen ervan vóór de vereiste termijn, of terwijl een legal hold van kracht is, vernietigt bewijs. Eén verwijdering kan conform de regels of onrechtmatig zijn, volledig afhankelijk van de timing.
Personeel krijgt meestal alleen de eerste helft geleerd, wat leidt tot enthousiaste opruimacties en soms tot de vernietiging van iets dat onder een legal hold valt. De tweede helft wordt zelden uitgelegd, omdat het een proces betreft dat de meeste medewerkers nooit zien. Bewust buiten beeld gelaten zijn de juridische verwijzingen van het schema: de wetten en voorschriften achter elke periode zijn het werkmateriaal van het records-team en maken de video onbruikbaar voor alle anderen.
De template behandelt dit in negen scènes: één over de tweezijdige aard van een schema, twee over hoe recordtypes aan periodes worden gekoppeld, één over waar records daadwerkelijk worden bewaard, twee over legal hold en wat het overschrijft, één over verdedigbare verwijdering en waarom documentatie belangrijk is, één over archiveren versus verwijderen, en één over wie te raadplegen voordat iets wordt verwijderd.
