バージョン管理プロセスは、「どのファイルが最新か」という一つの問いに答えるために存在します。これがなければ、チームは「最終版」と名付けられた3つの文書が2箇所に保存され、誤ったファイルを編集した担当者が作業完了後にその間違いに気づく、といった事態に陥ります。
バージョン管理におけるすべてのルールは、この一つの問いから派生しています。だからこそ、複雑な仕組みは失敗し、シンプルなものが生き残るのです。チームは4つのルールは守れても、11のルールは守れません。そのため、設計上の制約は完全性よりも「覚えやすさ」にあります。意図的に除外しているのは、ソフトウェアを必要とするあらゆるものです。ブランチ、マージ、リポジトリのワークフローは、異なる対象者向けの異なる問題を解決するものであり、このビデオの趣旨とは異なります。
このテンプレートは6つのシーンで構成されています。最新ファイルが不明な場合のコスト、単一の保存場所の選択、覚えやすい命名規則、バージョン番号付けとその変更タイミング、文書ごとの所有者指定、そして削除ではなくアーカイブについてです。
バージョン管理ルールは会議で合意されても、2週間も経たずに忘れ去られがちです。なぜなら、ファイルを保存する際に正しい行動をとる方が、手抜きをするよりも手間がかかるからです。ルールは、その回避策よりも短く、簡単でなければなりません。
複数の保存場所があると、他のすべてのルールが無意味になります。この決定は命名規則よりも重要ですが、往々にして軽視されがちです。
常に同じ順序で2つの要素を含めます。3つ以上の要素を含む命名規則は、2週間もすれば使われなくなります。
細かい修正では変更せず、外部に送信する際に変更します。この線引きがなければ、バージョン番号は曖昧になり、意味をなさなくなります。
人々は作業を失うことを恐れて、個人的なコピーを保管しがちです。アーカイブフォルダがあれば、システム全体を壊す原因となるコピーを作成する必要がなくなります。
チームチャンネルで共有されているファイルガイドライン、合意済みのフォルダ構造、命名規則などをアップロードしてください。最大200MBまで、PDF、DOC、DOCX、PPTX、TXT形式に対応しています。シーンは編集可能な状態で返却され、元のファイル自体は変更されません。
チームが作成済みのファイルガイドラインを適用し、次のプロジェクトが始まる前にシーンを調整しましょう。
オンボーディングガイドやヘルプセンターページを追加すれば、数分で編集可能な下書きが生成されます。