明確なプロフェッショナルメールの極意

行動に移せないメールとは、依頼内容が背景情報の後に置かれているものです。読者はメールを開き、何をすべきかを探しますが、最初の2行で見つからないと、後で対応しようと閉じてしまいます。社内の遅延のほとんどは、この「後回し」から生じます。

書き手はほとんどの場合、何を求めているかを知っており、丁寧さから依頼内容を最後に置き、その前に状況説明をします。この順序は手紙では機能しますが、90通のメッセージが届く受信トレイでは通用しません。読者は熟読するのではなく、優先順位をつけて処理しているからです。この動画では、実際のやり取りは一切使用していません。例として使用される社内スレッドは架空のものとして書き直す必要があります。なぜなら、トレーニングモジュールは何年にもわたって流通するため、スレッド内の人々がケーススタディとして登場することに同意していないからです。

このモジュールは9つのシーンで構成されています。仕事の受信トレイが実際にどのように処理されるか、スキャンされても埋もれない件名、依頼を先に、背景を後に置く方法、信頼できる締め切りとは何か、短いメッセージでのトーン、メールを全く送るべきではない時、そしてスレッドを閉じる返信について、それぞれ1つずつ解説します。