提案は、その場にいないと失敗します。提案が提示される会議と、それが決定される会議はめったに一致しません。資料は会議に参加しなかった人物に転送され、作成者が不在のまま、その資料だけで説得力を発揮しなければなりません。ほとんどの提案書にはそれができません。
これは、単に優れた資料を作るのではなく、特に提案動画に当てはまります。動画は、PDFでは失われがちな構成、強調点、論理を伝え、会議に参加しなかった財務責任者やスポンサーにも届きます。意図的に画面から外されているのは、社内で承認されていない価格です。動画は転送可能で永続性があり、そこに記載された金額は見積もり有効期限が切れた後も、恒久的なオファーとして扱われるでしょう。
提案は8つのシーンで構成されます。顧客自身の言葉で問題を再確認するシーン、顧客の制約について理解したことを説明するシーン、推奨されるアプローチと範囲に関する2つのシーン、明確に範囲外となる事項に関するシーン、料金オプションに関するシーン、導入スケジュールに関するシーン、そして決定と次のステップに関するシーンです。
真の視聴者は、その場にいない意思決定者です。動画のすべては、ヒアリングに参加せず、競合他社の3つの提案書を同時に検討している人物のために設計されるべきです。
顧客の言葉で問題を再確認することで、ヒアリングが適切に行われたことを証明し、最も早く信頼を得られます。
曖昧な範囲は、提案が紛争に発展する原因となります。除外事項を明記することは、言い訳ではなく自信の表れと受け取られます。
2つか3つの選択肢を提示することで、その場にいない読者は、単一の金額を拒否するのではなく、自身の制約に合ったものを見つけられます。
誰が、いつまでに、次に何をするのか。次のステップを明示せずに丁寧に締めくくる提案は、停滞を招きます。
提案書、その基となったヒアリングメモ、またはデリバリーチームが使用するスコープテンプレートを、PDF、DOC、DOCX、PPTX、TXT形式で最大200MBまでアップロードできます。下書きは完全に編集可能で、アップロードされたドキュメントはそのまま保持されます。
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このシーンだけは個別に作成する必要があり、残りの部分がカスタマイズされたものと読まれるか、定型文と読まれるかを決定づけます。
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これらを別々のシーンとして構築することで、新しい顧客向けのバージョンは、動画全体を新規作成するのではなく、2箇所の編集で済みます。
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提案は長くなりがちで、最初のドラフトも同様です。長すぎるシーンは短縮し、顧客が調達主導型の場合は範囲セクションを拡大し、営業トークのように聞こえる箇所は推奨事項として再生成しましょう。
会議に参加しなかった人が資料を読む際、説得力を持たせた背景情報が伝わらないからです。動画は、不在の意思決定者にその論理を伝えます。もちろん、資料も一緒に送るべきです。
5分以内です。書面による提案書の代替ではなく、補完するものであり、詳細ではなく、議論の要点を伝えるのが役割です。
社内で承認済みで、かつ有効な金額のみです。動画は転送され、保存されるため、見積もり有効期限が切れた後でも、動画内の価格が引用される可能性があります。
範囲、スケジュール、料金のシーンは可能です。しかし、冒頭の課題シーンは再利用できません。これを再利用すると、テンプレートを送っているとすぐに認識されてしまいます。
チームがすでに作成した提案書を取り込み、意思決定会議に先立ってドラフトを洗練させましょう。
オンボーディングガイドやヘルプセンターページを追加すれば、数分で編集可能な下書きが生成されます。