刪除記錄反而可能構成違規。保存期限表設定了最低和最高期限：保留資料超出規定時間會增加風險，而過早銷毀或在法律保留期間銷毀則會破壞證據。一次刪除行為是否合規或違法，完全取決於時機。
員工通常只被教導前半部分，這導致他們熱衷於清理，偶爾卻銷毀了受法律保留的資料。後半部分鮮少被解釋，因為它涉及大多數員工從未接觸過的流程。刻意不呈現的是保存期限表的法律依據：每個期限背後的法規是記錄團隊的工作材料，卻會讓影片對其他人來說難以理解。
此範本透過九個場景涵蓋這些內容：一個場景說明保存期限表的雙面性，兩個場景說明記錄類型如何對應期限，一個場景說明記錄實際儲存位置，兩個場景說明法律保留及其優先權，一個場景說明可辯護刪除以及文件記錄的重要性，一個場景說明歸檔與刪除的區別，以及一個場景說明在移除任何內容前應諮詢的對象。
保存期限表冗長、涉及管轄權且枯燥乏味，任何影片都難以完整呈現。精簡的關鍵在於教導員工實際會做的兩個決策，並將其他所有事務轉交給記錄團隊處理。
這是一份記錄嗎？它是否受到法律保留？其他所有事務都屬於保存期限表的範疇，能回答這兩個問題的員工將不會引發任何事件。
法律保留會暫停保存期限表。若將其視為絕對且無例外，它便能有效執行；若僅視為考量因素，則無效。
大多數清理行動都是因為儲存空間已滿。展示歸檔途徑能消除導致過早刪除的壓力。
保存記錄的問題確實複雜，員工不應獨自解決。螢幕上指明一個負責人，即是完整的升級處理設計。
Leadde 製作影片，但不認證任何計畫、不執行法律保留，也不構成合規證據；您的記錄和法律系統仍具權威性。
上傳保存期限表、法律保留程序或發布給各部門的歸檔指南，檔案大小上限 200 MB，格式為 PDF、DOC、DOCX、PPTX 或 TXT。草稿可完全編輯，原始檔案保持不變。
匯入您的記錄團隊發布的保存期限表，並在下次稽核前完善草稿。
